24 giờ, dài hay ngắn?

Nếu bạn là người luôn trong tư thế chạy nước rút để hoàn thành công việc, bạn có thể tham khảo những chia sẻ sau đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Điều này thực sự hiệu quả, đặc biệt đối với những người cùng lúc giải quyết nhiều công việc. Chị Lê Hà, cựu Giám đốc marketing Công ty Visa International tại Việt Nam, chia sẻ: “Thiếu đủ gì thì ai cũng chỉ có 24 giờ trong một ngày, có than thở cũng đâu làm được gì. Có rất nhiều cách để quản lý thời gian. Nhưng trước hết phải biết ưu tiên mục tiêu công việc mỗi ngày của mình là gì. Có thể dùng công nghệ giúp mình quản lý công việc, hay có thể liệt kê tốp 3 thứ phải hoàn thành mỗi ngày..., rồi theo dõi chặt chẽ, đến cuối ngày, thấy việc gì hoàn thành, việc gì chưa hoàn thành… dần dần cải thiện”.

Chị Lê Hà cũng chia sẻ thêm, nhiều bạn trong thời gian làm việc thì lên mạng xã hội nhiều quá, dễ bị sa đà vào nói chuyện, chat trên mạng… buổi tối thì thức khuya, ngủ không đủ, buổi sáng không tỉnh táo thì sao làm việc hiệu quả được. Muốn hiệu quả thì tinh thần tỉnh táo, phải biết được những việc cần làm, những thứ phải làm.

Cũng đồng quan điểm với chị Lê Hà, tác giả sách Gập ghềnh tuổi 20, nhà văn Khải Đơn còn chia sẻ thêm bí quyết rèn luyện sự tập trung. “Mỗi tối trước khi đi ngủ thì lên danh sách những việc cần làm trên ứng dụng ghi chú của điện thoại. Buổi sáng ngủ dậy, dành 10 phút suy nghĩ những việc phải làm hôm nay. Lúc bắt đầu làm việc, có thể đặt hẹn giờ 25 phút một lần trên điện thoại. Trong vòng 25 phút đó, bạn đang đọc tài liệu thì nghiêm túc đọc tài liệu, nếu đang kết sổ kế toán thì tiếp tục... cho đến khi chuông điểm hết giờ thì nghỉ 5 phút để thư giãn. Sau đó tiếp tục chu kỳ 25 phút, rèn luyện mỗi ngày, sẽ thấy sự tập trung của bản thân tăng lên. Công việc giải quyết hiệu quả hơn. Sau này có thể tăng thời gian lên tùy theo khả năng của mỗi người”.

Theo anh Trần Việt Phương, YouTuber, Travel Blogger (sống ở TP.HCM): “Tôi hay nói đùa với bạn tôi rằng làm freelance (làm tự do) thời gian linh động, thoải mái. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là thời gian làm việc có thể co dãn đến 2 - 3 giờ sáng hoặc cả đêm. Được cái này, mất cái kia. Không bị gò bó thời gian theo khuôn mẫu công sở nhưng đồng nghĩa với việc tôi cũng có một khung thời gian khác cho mình. Tránh để tình trạng freelance thành vô công rỗi nghề. Từ sức ép đó, tôi buộc phải tạo ra những thời khoá biểu và khung làm việc cho mình cũng như các thời hạn (deadline) cho công việc. Có những công việc tôi cam kết với các nhãn hàng hoặc các công ty bên ngoài thì tôi phải làm xong đúng thời hạn để không bị phạt hợp đồng và giữ uy tín cá nhân. Làm freelance mà. Mình không uy tín thì lần sau không ai nhớ tới mình nữa".

Anh Phương chia sẻ thêm, với công việc của một Vlogger tôi luôn phải ra sản phẩm đều đặn và đưa lên kênh YouTube của tôi theo lịch phát đã công bố. Có thời điểm tôi đã phát Vlog gần như hằng ngày và đó là khoảng thời gian tôi rèn luyện được cho mình tính kỷ luật trong việc đảm bảo thời gian làm việc. Có một bí quyết là khi làm việc hãy tắt hết Facebook hay các tin báo mạng xã hội, tự đặt ra cho mình những deadline nhỏ như phần việc này phải làm trong bao lâu. Ví dụ viết kịch bản cho Vlog trong vòng 1, 2 tiếng là phải xong để làm công đoạn tiếp theo. Theo kinh nghiệm của tôi, cứ tự đưa ra thời gian biểu cho mình và đưa mình vào sức ép phải làm xong việc, cộng thêm sức ép về tài chính là tự nhiên phải làm cho xong thôi.

Tuy nhiên, theo anh Phương việc tập trung cao độ để làm việc cũng cần sự hỗ trợ rất nhiều của một bộ óc thoải mái, khỏe mạnh. Hãy cho mình những khoảng lặng để nghỉ ngơi, ngủ đủ giấc, làm một chuyến du lịch ngắn hay chơi thể thao, giao lưu với bạn bè để cân bằng với công việc. Dù là làm công sở hay freelance thì cũng cần những sự cân bằng này.

Theo chị Lê Anh, chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp của Công ty Action Coach (TP.HCM): “Thực ra con người rất hay bị lo ra, hay bị ảnh hưởng bởi những người, sự việc xung quanh. Nó được bao phủ bởi hai vòng tròn đồng tâm, vòng bên trong gọi là vòng tròn kiểm soát và vòng tròn bên ngoài gọi là vòng ảnh hưởng.

Vòng tròn ảnh hưởng là những chuyện lao xao bên ngoài, chúng ta thường sao nhãng công việc khi nghe những chuyện bàn tán bên ngoài như chuyện của sếp, chuyện của đồng nghiệp… bởi vì lúc này chúng ta đang tập trung ở vùng ảnh hưởng này. Có thay đổi được không? Không, chúng ta không thay đổi được, chúng ta chỉ có thể thay đổi được những gì thuộc vòng kiểm soát.

Vòng tròn kiểm soát là bản thân của chúng ta, công việc của chúng ta. Chúng ta chỉ cần kiểm soát chính mình tốt, làm tốt công việc hiện tại, sống tốt, tinh thần tốt.

Thậm chí, nếu chúng ta gặp chuyện gì không vui, chúng ta hãy tìm hiểu xem bài học gì đang đem đến cho mình. Tại sao chuyện không vui lại xảy đến với mình? Mình đã làm gì và đã không làm gì để cho việc đó xảy đến với mình đây? Mình làm như thế nào để việc đó trở nên tốt hơn?

Đưa ra các câu hỏi, tự trả lời, giúp bạn giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề khiến bạn bận tâm, suy nghĩ và sau đó tập trung vào chính mình, giải quyết tốt công việc hằng ngày.