Đơn vị tiên phong xây dựng phần mềm quản lý hoạt động Đoàn

Khi công nghệ số ngày càng trở nên phổ biến, từ nhiều năm trước, anh Thiệu Minh Quỳnh, Bí thư Tỉnh đoàn Thái Bình, đã ấp ủ ý tưởng tạo ra một phần mềm quản lý hoạt động Đoàn các cấp, nhằm không chỉ giảm thiểu việc in ấn tài liệu, hồ sơ mà còn hỗ trợ tích cực khi ứng dụng tại miền núi, địa bàn hiểm trở, xa xôi. Và đến nay, ấp ủ đó của anh Thiệu Minh Quỳnh đã được hiện thực hóa.

TIỆN LỢI CHO NGƯỜI SỬ DỤNG

Để biến ý tưởng thành hiện thực, Tỉnh đoàn Thái Bình đã thu hút, tập hợp những đoàn viên, thanh niên giỏi công nghệ thông tin. Năm 2021, ý tưởng được xây dựng cơ bản, đến tháng 5.2022, tỉnh đoàn bắt đầu triển khai xuống các cơ sở Đoàn.

Theo đó, tỉnh đoàn đã xây dựng một cây dữ liệu từ cấp tỉnh đến cấp xã, trong đó cấp xã sẽ quản lý mỗi chi đoàn, cấp huyện quản lý cấp xã và tỉnh sẽ quản lý cả hệ thống các cơ sở Đoàn.

Cù Hiền

"Với việc quản lý qua phần mềm như vậy, tỉnh đoàn sẽ nắm chi tiết từ hoạt động, số lượng đoàn viên tham gia, kinh phí để tổ chức hoạt động đó, nguồn lực mà các cơ sở đã sử dụng… Tất cả các dữ liệu đều thể hiện trên phần mềm. Tỉnh đoàn có thể truy cập để kiểm tra được tất cả hoạt động của cấp xã. Với cây dữ liệu này, thậm chí không cần qua huyện đoàn, chúng tôi vẫn có thể kiểm tra, theo dõi được hoạt động của đoàn cấp xã. Tất cả phần mềm này được tích hợp trên 1 website nên rất tiện lợi cho người sử dụng", anh Thiệu Minh Quỳnh nói.

Từ website này, Tỉnh đoàn Thái Bình cũng tạo ra phần mềm chấm bộ tiêu chí. Mỗi năm tỉnh đoàn sẽ xây dựng bộ tiêu chí theo chủ trương của T.Ư Đoàn. Dựa trên bộ tiêu chí có sẵn, tỉnh đoàn sẽ chấm điểm các hoạt động mà cấp huyện đã thực hiện và cấp huyện sẽ chấm điểm tiêu chí của cấp xã.

"Nếu trước đây, huyện đoàn phải in tất cả tài liệu nộp về để tỉnh đoàn chấm điểm, thì nay nhờ có phần mềm này, tất cả các hoạt động đều được đẩy lên website để thực hiện. Việc làm này giúp giảm công sức, chi phí đi lại và in ấn… của đoàn các cấp", anh Thiệu Minh Quỳnh chia sẻ.

TÍCH HỢP PHẦN MỀM SỔ TAY ĐOÀN VIÊN ĐIỆN TỬ

Không chỉ dừng lại ở đó, trong ứng dụng này cũng tích hợp phần mềm sổ tay đoàn viên điện tử, lấy đầu mối quản lý là Tỉnh đoàn Thái Bình, sau đó sẽ phân chia ra đoàn cấp huyện và cấp xã.

NVCC

Trong sổ tay đoàn viên điện tử được tích hợp thẻ đoàn viên và quản lý hoạt động sinh hoạt chi đoàn. Tại đây, mỗi lần sinh hoạt chi đoàn, việc điểm danh và các nội dung cuộc họp… cũng được đẩy trước lên sổ tay đoàn viên điện tử. Các đoàn viên cập nhật vào phần mềm sẽ biết được toàn bộ nội dung thông tin hoạt động không chỉ của chi đoàn mình mà nắm được toàn bộ hoạt động của chi đoàn xã khác; hoạt động Đoàn từ T.Ư đến địa phương, việc học tập nghị quyết… cũng được tích hợp tại phần mềm này.

Dự tính đến cuối năm 2023, Tỉnh đoàn Thái Bình sẽ bắt đầu triển khai phần mềm "Sổ tay đoàn viên điện tử" hoạt động thí điểm ở một số huyện đoàn và đoàn trực thuộc.

Theo anh Thiệu Minh Quỳnh, trước đây việc sinh hoạt chi đoàn tại các khu dân cư gặp nhiều khó khăn, việc quản lý rất khó dẫn đến tình trạng hoạt động không đồng đều. "Khi chúng tôi xây dựng phần mềm này, tất cả các cấp bộ đoàn đều nắm được chi tiết từng nội dung cuộc họp của các chi đoàn. Qua đó các cấp bộ đoàn có thể chỉ đạo, đôn đốc, yêu cầu xem xét, điều chỉnh hoạt động của chi đoàn sao cho hiệu quả hơn và sinh hoạt Đoàn đúng theo quy định của Điều lệ Đoàn.

Khi nội dung thảo luận được đẩy lên phần mềm, các đoàn viên tự do thảo luận, đóng góp ý kiến. Các ý kiến cũng được phần mềm ghi nhận. Mặc dù đoàn viên có thể thảo luận và công khai ý kiến tại phần mềm, nhưng mọi thông tin vẫn mang tính bảo mật rất cao. Với các nội dung cuộc họp và những góp ý, chỉ bí thư và phó bí thư chi đoàn mới biết ai góp ý nội dung gì.

Hiện Tỉnh đoàn Thái Bình đã chuyển giao công nghệ, tặng phần mềm cho Tỉnh đoàn Lạng Sơn. Sắp tới, phần mềm cũng được chuyển giao cho Tỉnh đoàn Nam Định, Trà Vinh và một số tỉnh đoàn ở miền núi…

Theo anh Thiệu Minh Quỳnh, sau khi phần mềm được đưa vào ứng dụng đã phát huy thế mạnh rất lớn, đặc biệt tại các khu vực miền núi, những nơi có địa bàn hiểm trở, dân cư thưa thớt, việc di chuyển còn nhiều hạn chế.

Bên cạnh đó, để thay đổi tư duy truyền thống từ sử dụng giấy tờ in ấn bằng văn bản chuyển sang dùng công nghệ là cả một quá trình cần thời gian. "Một, hai tháng đầu tiên sau khi áp dụng phần mềm, chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc chỉ đạo. Tuy nhiên, với sự quyết liệt của tỉnh đoàn, đến nay các cấp bộ đoàn trong toàn tỉnh đã cơ bản sử dụng thành thạo phần mềm này", anh Thiệu Minh Quỳnh chia sẻ.