Một số thủ thuật hữu dụng trên Google Drive

Tuy nhiên, để có thể kích hoạt tính năng ngoại tuyến, bạn sẽ cần phải sử dụng đến trình duyệt Chrome. Sau khi truy cập vào tài khoản Google Drive, bạn hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn Settings (Cài đặt). Ở tab General (Chung), hãy đánh dấu trước tùy chọn Sync Google Doc, Sheets, Slides, & Drawings files to this computer so that you can edit offline (thuộc phần Offline, hoặc Ngoại tuyến). Xong nhấp Done (Xong) để hoàn tất.

Khi làm việc ở chế độ ngoại tuyến, bạn cần phải sử dụng Google Drive trong trình duyệt Chrome, và tất cả các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ với tài khoản trực tuyến một khi có kết nối internet trở lại.

Tìm kiếm các liên kết bên trong một tài liệu

Thông thường, khi muốn thêm các liên kết đến một tài liệu, bạn phải thực hiện một số bước khó chịu đó là mở một thẻ trình duyệt mới, tìm kiếm trang web muốn liên kết đến, sau chép URL và thực hiện các bước chèn vào văn bản.

Google Drive tích hợp sẵn Google Search giúp nhanh chóng tìm kiếm nội dung hơn

Tuy nhiên, Google Search hiện đã được tích hợp sẵn vào Google Docs, do đó bạn sẽ không bao giờ phải rời khỏi trang làm việc để tìm thêm một liên kết. Chỉ cần bôi đen văn bản, chọn Insert > Link (Chèn > Liên kết, hoặc dùng phím tắt Ctrl+K), gõ từ khóa tìm kiếm vào hộp thoại liên kết xuất hiện, Google sẽ hiển thị một danh sách kết quả. Nhấp vào một trong những liên kết bạn muốn thêm vào văn bản là xong.

Theo dõi lịch sử chỉnh sửa

Google Drive cho phép bạn có thể xem tất cả những thay đổi của bạn cũng như những người khác thực hiện trên bất kỳ tài liệu Docs, Sheets, Slides hoặc Drawings, giúp bạn có thể kiểm soát tốt hơn các thay đổi trên nó. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể quay trở lại với phiên làm việc trước đó của một tập tin nếu cảm thấy cần thiết.

Google Drive cung cấp công cụ xem lại lịch sử thay đổi của các tập tin rất hữu ích

Để xem lịch sử sửa đổi của một tài liệu Docs, Sheets, Slides hoặc Drawings, nhấn File > See revisions history (Tệp > Xem lịch sử bản xem lại, hoặc phím tắt Ctrl+Alt+Shift+G). Sau đó chọn một mốc thời gian trong cửa sổ chính để xem sự thay đổi trong tập tin. Dưới dấu thời gian bạn sẽ thấy tên của những người tham gia chỉnh sửa tập tin đó. Các sửa đổi mà một ai đó thực hiện trên tài liệu sẽ được thể hiện thông qua màu sắc xuất hiện bên cạnh tên người đó.

Bạn có thể xem lịch sử các thay đổi trên tài liệu một cách dễ dàng

Theo mặc định, các phiên làm việc sẽ được nhóm lại thành các khung thời gian chung, nhưng bạn có thể xem chi tiết lẻ tẻ bằng cách nhấn vào mục Show more detailed revisions (Hiển thị thêm bản xem lại chi tiết) ở dưới cùng của cửa sổ chỉnh sửa. Để trở lại với phiên làm việc mà bạn đang xem, bấm Restore this revision (Khôi phục bản xem lại này).

Sử dụng Web Clipboard

Một tính năng ít được biết đến trên Google Drive là Web Clipboard, cho phép bạn sao chép và dán dữ liệu trên Docs, Sheets và Slides. Không giống như công cụ clipboard của hệ điều hành, nó có thể chứa nhiều mục cùng một lúc, và vì nó liên quan đến tài khoản Google mà nội dung của nó có thể truy cập trên tất cả các thiết bị của bạn.

Web Clipboard cho phép lưu trữ nhiều nội dung sao chép trong bộ nhớ tạm trên web

Để sử dụng Web Clipboard, bạn hãy chọn một số văn bản, bản vẽ hoặc dữ liệu khác, sau đó vào Edit > Web clipboard > Copy to web clipboard (Chỉnh sửa > Khay nhớ tạm thời trên web > Sao chép phần lựa chọn vào khay nhớ tạm thời trên web). Bạn sẽ thấy dữ liệu đó được bổ sung vào danh sách các mục trên menu Web Clipboard. Bạn có thể xóa các nội dung sao chép trong bộ nhớ nếu thấy không còn cần thiết, hoặc nó sẽ tự động xóa nếu bạn không dùng nó trong vòng 30 ngày.

Xuất bản lên web

Ngoài tính năng chia sẻ có sẵn trên Google Drive, bạn cũng có thể sử dụng một công cụ nâng cao hơn có tên Publish.

Để xuất bản một tài liệu, bảng tính, thuyết trình hoặc bản vẽ, hãy mở tập tin và nhấn File > Publish to the Web (Tệp > Xuất bản lên web). Một số tập tin có thêm tùy chọn tùy biến có sẵn trên menu, bạn có thể chọn để xuất bản toàn bộ bảng tính hay chỉ là một bảng tính cá nhân, thiết lập tốc độ chuyển tiếp của một slide hay chọn kích thước hình ảnh của bản vẽ. Khi đã sẵn sàng, nhấp vào Publish (Xuất bản), sau đó sao chép các liên kết xuất hiện và gửi nó đến tất cả mọi người muốn xem nội dung.

Bạn có thể trích liên kết đến các nội dung Google Drive muốn xuất bản lên web

Nếu muốn tập tin được xuất bạn tự động cập nhật sau khi bạn thay đổi bản gốc, hãy vào menu File > Publish to the Web > Published content & settings (Tệp > Xuất bản lên web > Đã xuất bản nội dung & cài đặt) và đánh dấu kiểm trước Automatically republish when changes are made (Tự động xuất bản lại khi có thay đổi). Để loại bỏ tập tin được xuất bản, chọn Stop publishing (Dừng xuất bản).