Nghiêm cấm chiếm giữ, hủy tài liệu trong sắp xếp tổ chức bộ máy

Đây là yêu cầu đối với các địa phương trong công văn vừa được Bộ Nội vụ ban hành nhằm tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, theo Kết luận số 127 T.Ư của Bộ Chính trị.

ẢNH: T.N

Theo đó, để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ diễn ra thông suốt, liên tục và an toàn khi sắp xếp, tổ chức bộ máy, Bộ Nội vụ đề nghị chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc T.Ư khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách.

Cụ thể, các địa phương cần thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu:

Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

Đặc biệt, nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh. Tài liệu được bàn giao theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

Bộ Nội vụ yêu cầu thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng trong công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu trong quá trình thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản và sử dụng khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch cấp tỉnh chịu trách nhiệm

Tại công văn hướng dẫn, Bộ Nội vụ nêu rõ, chủ tịch UBND tỉnh chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn; bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.