Petrolimex phát hành hóa đơn điện tử ngay sau từng lần bán hàng từ 1.7.2023

Tiên phong không ngại khó

Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14.5.2010 là một trong những quy định mang tính định hướng đầu tiên của Chính phủ về việc áp dụng hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT).

Ảnh: Petrolimex

Đề cập tới phát hành HĐĐT, Petrolimex là doanh nghiệp nhà nước tiên phong áp dụng HĐĐT trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Sau khi triển khai thành công hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP_SAP) năm 2010; phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu (CHXD) - Egas trên toàn hệ thống vào cuối năm 2011, Petrolimex đã khẩn trương xây dựng lộ trình triển khai HĐĐT và chính thức áp dụng trên toàn hệ thống vào ngày 01.4.2018 trước thời hạn quy định các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng HĐĐT từ 1.7.2022 theo luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.

Để tăng cường tính minh bạch, chính xác, Chính Phủ đã ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19.10.2020 quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực áp dụng từ 1.7.2022. Nghị định này đã quy định thay đổi mang tính căn bản đối với Petrolimex trong hoạt động bán hàng tại CHXD. Đó là, thời điểm lập HĐĐT là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều được lưu trữ đầy đủ, đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Ảnh: Petrolimex

Đột phá, minh bạch trong kinh doanh xăng dầu

Bên cạnh các yếu tố thuận lợi, để triển khai phát hành HĐĐT ngay sau từng lần bán hàng, Petrolimex cũng đối mặt với rất nhiều khó khăn. Đại diện Petrolimex cho biết, khó khăn điển hình là tần suất các lần giao dịch bán hàng (bơm hàng qua cột bơm) theo ghi nhận từ thực tế, tổng cộng mỗi năm phát sinh khoảng 1 tỉ giao dịch qua cột bơm của hệ thống CHXD, trung bình mỗi CHXD phát sinh khoảng 1.000 giao dịch mỗi ngày, tương ứng với phát hành 1.000 HĐĐT mỗi ngày, tăng gấp 40 lần so với hiện tại. "Vì vậy, hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, trung tâm dữ liệu phải được chuẩn hóa…, phải được nâng cấp, đầu tư bổ sung để có hiệu năng xử lý và lưu trữ HĐĐT theo yêu cầu thực tế phát sinh kèm theo các giải pháp công nghệ, phần mềm hỗ trợ các khách hàng dịch vụ", đại diện Petrolimex chia sẻ.

Ảnh: Petrolimex

Trong khi đó, tại các CHXD có sản lượng lớn, đặc biệt các cửa hàng nội đô, khách hàng đông, nhu cầu lấy hóa đơn nhiều, nhân viên cần nhập đủ thông tin khách hàng ngay sau khi bán hàng xong (mã số thuế, tên khách hàng, gắn log, biển kiểm soát phương tiện…) đặt ra bài toán khó về nhân công, quy trình thao tác bán hàng… dễ gây ức chế cho khách hàng. Đặc biệt, các khách hàng lớn như các hãng Taxi, đội vận tải… phát sinh hàng ngàn hóa đơn/ngày dẫn đến tăng khối lượng công việc cho khách hàng cũng như công nhân viên tại cửa hàng.

Với những khó khăn như vậy, Petrolimex đã nghiên cứu, thống nhất triển khai các giải pháp, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ xây dựng các kịch bản, phát triển các công cụ để giải các bài toán khó theo nguyên tắc chính xác, tự động, nhanh chóng, tiện ích, an toàn cho khách hàng và thao tác của nhân viên bán hàng tại CHXD.

Từ ngày 01.6.2023, Petrolimex đã tiến hành Golive giai đoạn 1 tại Hà Nội, TP.HCM và từ 15.6.2023 triển khai mở rộng tại Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hải Dương, Hưng Yên, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ, Bình Định (theo lộ trình của Bộ Tài chính khi triển khai Nghị định 123). Đồng thời, Petrolimex phối hợp với các đối tác triển khai đào tạo cho hơn 8.000 nhân viên bán hàng và gần 1.000 cán bộ quản lý để sẵn sàng Golive tại gần 2.700 CHXD thuộc Petrolimex từ ngày 01.7.2023.

Ảnh: Petrolimex

Tổng giám đốc Petrolimex Đào Nam Hải nhấn mạnh: "Petrolimex là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu triển khai thành công phát hành HĐĐT ngay sau từng lần giao dịch bán hàng tại gần 2.700 CHXD trên phạm vi toàn quốc. Song hành cùng chiến lược chuyển đổi số tại Petrolimex, việc phát hành HĐĐT ngay sau từng lần bán hàng tiếp bước tiên phong việc tuân thủ yêu cầu quản lý của Nhà nước, khẳng định quan điểm hướng tới hệ thống kinh doanh, quản trị minh bạch, công khai, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho khách hàng; Đồng thời tạo ra sự an tâm, thuận tiện và trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và đối tác.

Sau thời gian đầu triển khai, hệ thống chắc chắn sẽ còn có những điểm cần hoàn thiện thêm, tuy nhiên, tôi tin tưởng rằng ứng dụng HĐĐT theo từng lần bán hàng sẽ ngày càng giúp Petrolimex nâng cao năng suất lao động, hiệu quả hoạt động theo chuỗi trên toàn hệ thống, là bước đột phá tạo sự minh bạch, bình đẳng và góp phần thúc đẩy thị trường xăng dầu phát triển bền vững, mang đến cho người tiêu dùng những trải nghiệm dịch vụ chất lượng cao".