Giấy gì cũng bắt ‘chứng thực’!

>> UBND TP.HCM lập đoàn kiểm tra công tác cải cách hành chính

Lẽ ra, người dân không mất thời gian để sao y, chứng thực nhiều loại giấy tờ không cần thiết - Ảnh: Diệp Đức Minh

Thực trạng quá tải ở trụ sở UBND các phường, quận trên địa bàn TP.HCM rõ nét nhất là những ngày làm việc đầu tuần. Và tập trung đông nhất vẫn là những người dân chờ đợi làm thủ tục sao y, chứng thực. Tại UBND Q.1, thậm chí cán bộ phải niêm yết thông báo mỗi người dân chỉ được chứng thực “dưới 40 bản”.

“Đi làm cái gì cũng đòi giấy chứng thực sao y”

Nhiều cán bộ công chức khi tiếp nhận, xử lý hồ sơ vẫn còn máy móc nên buộc người dân sao y, chứng thực hết các giấy tờ liên quan làm tiêu tốn công sức, thời gian, tài sản xã hội quá nhiều Ông Nguyễn Văn Thắng, Phó chủ tịch Hội Công chứng TP.HCM

Trong khuôn viên nhỏ hẹp trước phòng tiếp dân của UBND P.21 (Q.Bình Thạnh), một buổi chiều cuối tháng 6, chúng tôi đã chứng kiến hàng chục người chen chúc nhau. Anh Tuấn (30 tuổi, ngụ P.19, Q.Bình Thạnh) cho biết anh cần sao y, chứng thực các loại giấy tờ làm hồ sơ đi đóng thuế chuyển quyền sử dụng đất nhưng đã chờ hơn 2 tiếng mà chưa làm xong. Trước khi đến đây anh đã mang bản gốc và bản photo các loại giấy tờ liên quan lên Chi cục Thuế Q.10 nhưng cơ quan này không chịu mà đòi phải có bản sao y chứng thực. Anh Tuấn nói: “Bây giờ đi làm cái gì người ta cũng đòi giấy chứng thực sao y. Tôi đi hai lần rồi, tốn tiền không nói mà tốn thời gian quá!”.

Tại UBND P.4 (Q.Gò Vấp), chúng tôi gặp chị Quỳnh Anh ôm xấp hồ sơ dày cộp chờ đến lượt nộp vào để chứng thực sao y. Chị là nhân viên của một công ty thiết kế, do đặc thù công việc nên các loại giấy tờ tùy thân, tài liệu của công ty phát cho khách hàng phải đi công chứng 3 tháng 1 lần. “Mệt mỏi lắm nhưng biết làm sao. Ở đâu người ta cũng đòi tài liệu có chứng thực vì họ nghĩ như thế thì mới yên tâm. Mà sao bây giờ cái gì cũng phải sao y, chứng thực như thế?”, chị Quỳnh Anh than phiền.

Tại UBND P.2 (Q.Tân Bình), anh Hoàng Văn cho biết gia đình anh đang làm hồ sơ xin tăng định mức tiêu thụ điện và mắc lại đồng hồ nước nên cũng phải sao y, chứng thực hộ khẩu, CMND. “Hồ sơ cũ của tôi ở đơn vị điện lực và cấp nước đã có các loại giấy tờ đó rồi, nhưng bây giờ nếu chỉ nộp tờ đơn mà không có kèm theo hộ khẩu, CMND có chứng thực thì họ cũng không chịu”, anh Văn thân phiền.

Sao y, chứng thực cũng là nỗi khổ mà nhiều phụ huynh gặp phải khi vào mùa chuyển cấp, làm thủ tục nhập học cho con. Chị N.P có con học ở một trường tiểu học ở Q.3 và sẽ chuyển vào một trường THCS cùng quận trong năm học tới. Chị cho biết hồ sơ học bạ đã có đầy đủ thông tin về lý lịch học sinh, cha mẹ nhưng trường vẫn yêu cầu nộp thêm hộ khẩu phải có chứng thực. “Trường còn yêu cầu nộp giấy khai sinh của con tôi nhưng phải là bản sao mà không chịu nhận bản photo. Vậy là tôi phải mất một buổi ra phường xin trích lục lại bản sao để nộp”, chị N.P than.

“Bỏ được thì dân mừng lắm” Chị Phan Thị Thanh Trúc (ngụ Q.Bình Thạnh) ngao ngán: “Thà cực trước mà đỡ về sau, chứ như mấy lần trước chỉ có nộp hồ sơ xin việc thôi phải chạy đi lại về do thiếu sao y, công chứng CMND, bằng cấp. Rút kinh nghiệm giờ dù làm gì cũng vậy công chứng trước cho chắc, còn nếu bỏ được việc này chỉ cần bản photo để đối chiếu thì người dân mừng lắm, đỡ mất thì giờ”.

Mất thời gian, lãng phí tiền của

Chủ tịch UBND P.13 (Q.Bình Thạnh) Trần Lê Xuân cho biết lĩnh vực chứng thực nhiều nhất là có liên quan đến tư pháp, hộ tịch, nhà đất. Tại UBND P.13, các loại giấy tờ khai sinh, khai tử, chứng sinh, hộ khẩu, đăng ký kết hôn… khi người dân đến làm thủ tục hành chính, thì chỉ cần mang bản chính đến đối chiếu. “Tuy nhiên, trước đây cũng có anh em ngại trách nhiệm về tính xác thực nếu có tình huống sai sót, bất lợi xảy ra nên có lúc yêu cầu sang bộ phận sao y, chứng thực trước khi nộp hồ sơ. Để giảm phiền hà cho người dân, chúng tôi đã yêu cầu chấn chỉnh”, vị này nhìn nhận.

Theo một cán bộ chuyên trách về cải cách hành chính của UBND TP.HCM, từ năm 2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định 79 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã quy định rõ: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính”.

Mới đây nhất, ngày 20.6.2014, Chính phủ tiếp tục có Chỉ thị số 17 chấn chỉnh tình trạng lạm dụng sao y, chứng thực. “Tuy nhiên, trên thực tế tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng lạm dụng. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp quận, huyện, cấp xã, phường trong công tác chứng thực. Một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý ngại đối chiếu, sợ trách nhiệm nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính”, vị cán bộ này nói.

Trả lời chúng tôi, ông Nguyễn Văn Thắng, Phó chủ tịch Hội Công chứng TP.HCM cũng bức xúc: “Nhiều cán bộ công chức khi tiếp nhận, xử lý hồ sơ vẫn còn máy móc nên buộc người dân sao y, chứng thực hết các giấy tờ liên quan làm tiêu tốn công sức, thời gian, tài sản xã hội quá nhiều. Nếu tinh thần trách nhiệm được đề cao thì người dân sẽ bớt bị gây khó”.

Luật sư Nguyễn Minh Thuận, Đoàn luật sư TP.HCM, phân tích: “Qua tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm, UBND cấp quận, huyện, cấp xã, phường trên toàn quốc đã thực hiện chứng thực hàng trăm triệu bản sao. Chỉ tính tiền chứng thực thấp nhất hiện nay là 2.000 đồng/bản (như CMND, khai sinh...), thì số tiền đã lên đến hàng trăm tỉ đồng”.

Trước thực trạng trên, ông Trương Lâm Danh, Phó ban Pháp chế HĐND TP.HCM, cho biết: “Kỳ họp HĐND TP.HCM vào đầu tháng 7 tới sẽ có nội dung giám sát tình hình cải cách hành chính của TP. HĐND TP sẽ kiến nghị UBND TP tích cực chỉ đạo các sở ngành, quận, huyện tích cực rà soát, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng sao y, chứng thực để đảm bảo quyền lợi cho người dân”.

Thiếu liên thông Bà Đặng Thị Xuân Hương, Phó trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính (thuộc UBND TP.HCM), cho rằng tình trạng lạm dụng sao y, chứng thực một phần do để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính. TP.HCM hiện đang áp dụng 2.192 bộ thủ tục hành chính, trong đó hơn 90% thủ tục được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật do T.Ư ban hành (thực hiện chung trong cả nước). Trong mỗi thủ tục đều có yêu cầu phải có đầy đủ thành phần hồ sơ (ví dụ như hộ khẩu, CMND, khai sinh, khai tử...) và do không liên thông với nhau nên buộc người dân phải nhiều lần nộp các loại giấy tờ này mỗi khi làm thủ tục hành chính. Bà Hương cho biết UBND TP.HCM đã có chỉ đạo tăng cường thực hiện một cửa liên thông để tiết kiệm chi phí cho người dân trong việc tuân thủ thủ tục hành chính. Sau 1 năm triển khai thực hiện một cửa liên thông với 3 nhóm thủ tục hành chính gồm: đăng ký khai sinh - cấp thẻ bảo hiểm y tế và đăng ký thường trú cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng ký khai sinh và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi không có cha, mẹ thường trú tại TP; liên thông thủ tục đăng ký khai tử và xóa đăng ký thường trú đối với người chết có hộ khẩu tại TP, kết quả là TP đã giải quyết cho trên 72.500 hồ sơ, tiết kiệm được gần 33 tỉ đồng (so với thực hiện theo từng thủ tục riêng lẻ thì chi phí gần 60 tỉ đồng).

Đình Phú - Lương Ngọc - Đức Tiến

>> Công bố xếp hạng cải cách hành chính
>> Sẽ công bố chỉ số cải cách hành chính của các bộ, ngành
>> Kiểm tra việc thực hiện cải cách hành chính
>> Cải cách hành chính cho dân nhờ
>> Ngành thuế sẽ liên tục cải cách hành chính