TP.HCM áp dụng ‘phòng họp không giấy’ và ‘thư ký ảo’

Bí thư Nguyễn Thiện Nhân (giữa) đang thao tác trên máy đối với ứng dụng "phòng họp không giấy" Ảnh: Trung Hiếu

Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu chính xác và thời gian thao tác được tính bằng đơn vị giây.

Bên cạnh đó VNPT e-Cabinet tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số nhằm tăng cường tính pháp lý… Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.

Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị, cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên mạng. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với tài liệu giấy.

Toàn bộ quy trình nghiệp vụ VNPT e-Cabinet tuân thủ theo các quy định về chế độ họp, phiên họp của nhà nước và UBND TP.HCM.

"Thư ký ảo" nhắc việc

Đại diện Tập đoàn VNPT cho hay bên cạnh giải pháp nâng cao hiệu quả của phiên họp, TP.HCM cũng phối hợp với VNPT phát triển ứng dụng “giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc tại các cấp. Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thê một "thư ký ảo" giúp thông kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

TP.HCM áp dụng ‘phòng họp không giấy’ và ‘thư ký ảo’. Theo đó, các đại biểu dự họp sẽ xem xét, xử lý tài liệu trên máy chứ không dùng tài liệu giấy... Ảnh: Trung Hiếu

Với sự hỗ trợ của “thư ký ảo”, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn chế giúp năng suất của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.

Hai giải pháp này sẽ được TP.HCM triển khai tại 24 quận, huyện và 31 sở ban ngành thuộc thành phố. Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong cho hay không thể áp dụng ngay tức thì hai ứng dụng này được, mà lộ trình trước mắt sẽ “họp ít giấy” và càng về sau sẽ “họp không giấy”.